Die Digitalisierung geht mit einer großen Menge an Daten einher, die Unternehmen nicht nur speichern und organisieren, sondern auch schützen müssen. Und das vor dem Hintergrund einer benutzerfreundlichen Nutzung der Daten. Eine Möglichkeit für kleine Unternehmen ist die Verarbeitung der Daten in Eigenregie auf eigenen Festplatten. Wer aber Kunden- oder Produktdaten sicher und zentral organisieren möchte, muss auch Backup-Maßnahmen für den Fall von Datenverlusten ergreifen. Professionelle Cloud-Anbieter bieten hierzu leistungsstarke PIM-Systeme an, die nicht nur mit bei Organisation der wichtigen Unternehmensdaten helfen, sondern auch die lästige Arbeit für sichere Backups übernehmen.
Auf die richtige Backup-Strategie kommt es an
Mit NAS-Festplatten und RAID-Systemen lassen sich Backups anlegen. Doch diese Methoden haben auch ihre Nachteile. RAID steht für Redundant Array of Independent Disks – ein Verbund unabhängiger Festplatten, der als ein logisches Laufwerk organisiert ist. Durch diese Verknüpfung mehrerer Festplatten werden die Speicherkapazität und die Zugriffsgeschwindigkeit erhöht. Und es gibt einen weiteren großen Vorteil: Fällt eine Festplatte des RAID-Verbundes aus, sind die Daten trotzdem noch verfügbar, weil identische Dateien auf unterschiedliche Festplatten verteilt (dupliziert) wurden. Doch Vorsicht: Ein Backup ersetzt der RAID-Verbund auf keinen Fall.
Überspannung oder Überhitzung sind klassische, rein physikalische Ursachen für einen Festplattenausfall im RAID-Verbund. Bei SSD-Arrays, also einem Verbund aus Flash-Speichern, kann auch die Überschreitung der maximalen Schreibzugriffe zu einem Ausfall führen. Sind die Daten noch auf einer anderen Festplatte des Verbundes vorhanden, ist nichts passiert. Der defekte Speicher wird mehr oder minder einfach ausgetauscht und alles ist gut.
Werden hingegen Daten aus Versehen gelöscht oder treibt ein Virus sein Unwesen, sind nicht nur einzelne Speicher, sondern der Verbund als Ganzes betroffen. Die Folge: Datenverlust auf ganzer Linie – unabhängig von der Anzahl an Festplatten. Dann muss man mühsam versuchen die Daten zu retten, das ist oft für Profis eine große Herausforderung und klappt nicht immer.
Gleiches gilt für den Fall, dass der RAID-Controller defekt ist, ein Softwarefehler vorliegt oder die Reallokationsinformationen verloren gehen.
Daher gilt: RAID ist unabhängig von der Anordnung nicht für Backups geeignet.
Bei einem RAID-Verbund unterscheidet man zwischen verschiedenen Anordnungen. Bei RAID 0 werden Daten parallel auf zwei Festplatten gespeichert. Ab RAID 1 werden Daten doppelt auf den unterschiedlichen Speichern gesichert. Das erhöht zwar die Datensicherheit beim Ausfall einer Platte, bringt aber nichts, wenn die Dateien absichtlich, versehentlich oder wegen Malware Befall gelöscht wurden.
Grundlegend gilt: Jede Änderung an den Originaldaten (Löschung, Überschreibung, Umbenennung etc.) innerhalb eines RAID-Verbunds erfolgt automatisch an den duplizierten Daten. Damit sind auch RAID 5 Stripesets (der beste Kompromiss zwischen Rekonstruktionfähigkeit, Kapazität und Leistung) kein Ersatz für eine richtiges Backup.
Besser: ordentliches und regelmäßiges Backup
Um Datenverlust vorzubeugen, sollten Unternehmen deshalb besser auf eine kluge Backup-Strategie setzen. Gemäß der Verfügbarkeitskontrolle als Teil der technischen und organisatorischen Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO besteht streng genommen sogar eine gesetzliche Pflicht, für die ständige Verfügbarkeit der Daten zu sorgen. Jedenfalls, sofern es sich dabei um personenbezogene Daten handelt. Doch wie kann so eine Backup-Strategie für Unternehmen in der Praxis aussehen?
Lösung 1: Auf professionelle PIM-Anbieter setzen
Wer geschäftlich mit Kunden- und Produktinformationen zu tun hat, sollte sich nicht nur um die Sicherheit der Daten gemäß der Datenschutzverordnung Gedanken machen, sondern auch über die sinnvolle Organisation und Einbindung in die täglichen Arbeitsprozesse der Mitarbeiter. Professionelle Cloud-Anbieter vereinen diese beiden Aspekte und erweitern eine simple Datenbank um nützliche PIM Tools. PIM System-Dienstleister wie basecom sind gerade für den Online-Vertrieb und E-Commerce-Bereich sinnvoller ausgestattet als selbstgebastelte Datensicherungssysteme. Systeme wie Pimcore und Akeneo sind in der Regel schnell einsatzbereit und als Anwender müssen Sie sich keine Sorgen mehr um die Backups machen.
Lösung 2: DIY – aber dann doppelt und dreifach sichern
Idealerweise setzt man bei Backups nicht auf einen einzigen Speichertyp, sondern implementiert verschiedene Speicherorte in seine Backup-Strategie. Soll heißen: Neben einer externen Festplatte (noch besser: zwei voneinander getrennt gelagerte Festplatten) können Dateien zusätzlich auf einem Cloud-Speicher gesichert werden. Das Cloud-Backup eignet sich vor allem für Dateien, die nach einem Verlust sehr schnell wieder verfügbar sein müssen.
Welche Daten sollten gesichert werden?
Bei der Datensicherung unterscheidet man zwischen drei Arten. Am einfachsten umsetzbar ist eine Komplettsicherung. Im jeweils festgelegten Abstand werden einfach sämtliche Daten auf das Sicherungsmedium kopiert. Logischerweise ergibt sich aus dieser Sicherungsart ein erhöhter Speicherbedarf. Die Zeiträume für die Backups werden dementsprechend großzügig gewählt.
Etwas kapazitätsschonender ist die differenzielle Datensicherung, bei der im Anschluss an eine Komplettsicherung nur die Daten auf das Sicherungsmedium überschrieben werden, die seit der letzten Vollsicherung hinzugekommen sind oder geändert wurden.
Am geringsten ist der Speicherbedarf beim sogenannten inkrementellen Backup. Hier werden nach der Komplettsicherung geänderte Daten parallel und direkt (bzw. in kürzeren Zeiträumen als bei der differentiellen Sicherung) gespeichert. Am Ende des Zyklus liegt einem also eine “aufgeteilte” Vollsicherung des gesamten Zyklus vor. Für eine komplette Wiederherstellung der Daten wird jedoch jede einzelne Sicherung benötigt. Auch der Zeitaufwand ist damit deutlich erhöht.
Wie häufig und in welchem Umfang Daten gesichert werden sollten, hängt von Art und Umfang der Datenverarbeitung ab. Je schneller und je neue Daten anfallen, desto häufiger sollten diese gesichert werden. Bei der Umsetzung von Backups helfen professionelle Backup-Tools, die mehr Funktionen bieten als beispielsweise die Windows Bordmittel.
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