Online unterschreiben: So signieren Sie Ihre Dokumente auch digital

[faq_items] [faq_item question=“Wie kann ich online unterschreiben?“ answer=“Sie haben die Möglichkeit, Dokumente zu speichern und Ihre eingescannte Unterschrift einzufügen. Einfacher und sicherer sind jedoch elektronische Signaturen mit kryptografischer Verschlüsselung.“] [faq_item question=“Ist eine Online-Unterschrift rechtlich bindend?“ answer=“Ja, grundsätzlich sind sämtliche online unterzeichneten Verträge wirksam. Um vor Gericht Bestand zu haben, sollten Sie jedoch auf eine qualifizierte elektronische Signatur setzen.“] [faq_item question=“Ist es möglich, ein Dokument online kostenlos zu unterschreiben?“ answer=“Ja, die Möglichkeit besteht durchaus. Jedoch gilt dies in aller Regel nur für einfache digitale Signaturen ohne zusätzliche Verifizierungsmaßnahmen.“] [/faq_items]

Immer öfter werden neue Verträge über das Internet abgeschlossen, sodass die Papierform zunehmend verschwindet. Aber wie sieht die Rechtslage überhaupt aus? Und welche Unterschiede gibt es im Hinblick auf die digitale Unterschrift?
Wir klären auf und stellen Ihnen verschiedene Möglichkeiten vor, wie Sie auf Ihrem Desktop-PC, Laptop oder Smartphone online unterschreiben können.

1. Ist das Online Unterschreiben eines Vertrags rechtsgültig?

Viele Dokumente werden am PC als PDF oder in anderer Form erstellt und nicht mehr per Post versendet. Es gilt also, das jeweilige Dokument online zu signieren, um einen Vertrag zu schließen.

Je nachdem, ob das Dokument wichtig ist und es rechtsgültig sein soll, gelten andere Anforderungen. Grundsätzlich wird zwischen drei verschiedenen Arten, eine digitale Unterschrift zu erstellen, unterschieden:

Nicht immer genügt eine einfache elektronische Signatur.

• einfache digitale Signatur: Meist wird diese Art, online zu unterschreiben, bei recht simplen Vorgängen genutzt. So können Sie beispielsweise per händischer Unterschrift auf einem elektronischen Gerät den Empfang eines Pakets quittieren oder aber eine eingescannte Unterschrift verwenden, um klarzumachen, dass ein Schreiben von Ihnen stammt. Sowohl Urlaubsanträge als auch Krankmeldungen, die formfrei erfolgen können, lassen sich schnell und einfach mittels der einfachen digitalen Signatur erledigen.
• fortgeschrittene digitale Signatur: Im Gegensatz zur einfachen Unterschrift, die eingescannt werden kann, bedarf es hier einer klaren Zuordnung. Dies läuft in der Regel mittels kryptografischer Prozesse, sodass eine Abstreitbarkeit der Unterschrift unter einem Vertrag erschwert wird.
• qualifizierte digitale Signatur: Als rechtsgültig angesehen werden alle Dokumente, die eine qualifizierte elektronische Signatur tragen. Mittels eines digitalen Schlüssels wird sichergestellt, dass nur Sie Zugriff auf ein bestimmtes Dokument haben und es online unterschreiben können. Dabei wird der Zugriffszeitpunkt sekundengenau dokumentiert. Diese Art der Online-Signatur ist nur bei bestimmten Anbietern möglich, die ein entsprechendes Siegel vergeben können.

Achtung: Eine einfache elektronische Unterschrift lässt sich nicht von einer Kopie unterscheiden. Sofern Sie jedoch lediglich eine Online-Bewerbung verschicken, genügt die als Bild eingescannte Unterschrift unter Ihrem Lebenslauf.

2. Online unterschreiben: Kostenlose und kostenpflichtige Möglichkeiten zum online unterschreiben im Vergleich

Ganz gleich, ob Sie ein Smartphone, einen Laptop oder aber den Desktop-PC zu Hause oder im Unternehmen verwenden, stets haben Sie die Möglichkeit, online zu unterschreiben.

Hier sehen Sie auf einen Blick, welche Aspekte kostenlose von kostenpflichtigen Apps unterscheiden:

Möglichkeiten der Online-Unterschrift	Funktionen und Rechtssicherheit
kostenlose Programme	ermöglichen eine einfache Online-Signatur bieten nur bedingt Rechtssicherheit, da Standard-Signaturen verwendet werden können es erfolgt keine eindeutige Personenzuordnung
kostenpflichtige Programme	ermöglichen eine fortgeschrittene oder eine qualifizierte Online-Signatur die Zuordnung erfolgt mittels kryptografischer Schlüssel es ist keine nachträgliche Veränderung der Datei möglich

Abos lohnen sich bei regelmäßiger Nutzung.

Sofern Sie nur selten rechtssichere Unterschriften benötigen, ist es fraglich, ob sich die Investition in eine App lohnt.

Je öfter dies jedoch der Fall ist, desto attraktiver ist es, zum Abo eines Anbieters zu greifen.

Meist haben Sie den Vorteil, die verschiedenen Programme zunächst für 14 Tage oder auch 30 Tage kostenlos zu testen. Stellen Sie in dieser Zeit fest, dass es für Sie bessere Wege gibt, online zu unterschreiben, so können Sie das gewählte Abo kostenlos kündigen und sich einem anderen Anbieter zuwenden.

3. Den passenden Anbieter für die qualifizierte elektronische Signatur finden: So gelingt es

Sofern Sie feststellen, dass die Anzahl der Online-Verträge immer weiter zunimmt, sollten Sie einen genaueren Blick auf die Angebote der verschiedenen Anbieter werfen.
Hier finden Sie einen kurzen Überblick über drei (kostenpflichtige) Anbieter, bei denen Sie online unterschreiben können:

• Adobe Sign: Arbeiten Sie mit gern mit Microsoft Word, ist die Variante bestens geeignet. Im Nu erstellen Sie PDFs, die per digitalem Schlüssel signiert werden können. Die Kosten fallen allerdings recht hoch aus.
• DocuSign: Das Programm wird international verwendet. Es ist sowohl für größere Firmen als auch kleine Start-Ups geeignet. Die Kosten liegen im mittleren Bereich, die Einbettung in verschiedene Systeme ist dabei möglich.
• Skribble: Das Programm des Schweizer Unternehmens bietet sehr günstige Einstiegspreise und eignet sich auch dann, wenn Sie nur gelegentlich online unterschreiben wollen. Es ist jedoch auch ein Business-Paket für größere Betriebe buchbar.

Die verschiedenen Dienste können Sie in aller Regel sowohl auf dem iPhone, dem Android-Smartphone als auch klassisch über den Desktop-PC verwenden. Teils ist jedoch auch nur die Nutzung am Laptop bzw. Desktop-PC möglich.

4. Mit einer neuen Maus schneller und effizienter surfen