Im Urlaub oder bei einer Krankheit müssen nicht nur Kollegen, sondern auch potenzielle Kunden informiert sein, dass eine Nachricht unbeantwortet bleibt. Zum Glück lässt sich dies leicht mit Hilfe einer per Email eingerichteten Abwesenheitsnotiz erledigen. So müssen Sie nicht jedem zurückschreiben, sondern können Ihren Urlaub genießen oder aber sich auskurieren. Aber wie sieht ein guter Text für die Abwesenheitsnotiz eigentlich aus? Wir haben einige Beispiel-Vorlagen für Sie erstellt, sodass es keine Schwierigkeit mehr darstellt, eine Notiz zu schreiben.
1. Was ist eine Abwesenheitsnotiz?
Gestalten Sie die Notiz nicht zu knapp.
Bei einer Abwesenheitsnotiz handelt es sich um eine Möglichkeit, in einem Mail-Programm automatische Nachrichten zu senden. So erhält jeder, der Ihnen während eines Urlaubs oder aber in einer Krankheitsphase schreibt, dank der automatischen Antwort direkt die passende Information.
Dies erspart Ihnen unnötige Nachfragen und führt dazu, dass Kunden und Kollegen sich selbst überlegen können, ob Sie sich an jemand anderen wenden bzw. es verschmerzen können, ein paar Tage länger auf eine Antwort zu warten.
Tipp: Je nachdem, wie Sie arbeiten, können Sie auch veranlassen, dass ankommende Emails automatisch an einen Kollegen weitergeleitet werden, der während Ihrer Abwesenheit die wichtigsten Anfragen beantworten kann.
2. Wie sollte eine Email-Abwesenheitsnotiz aussehen und welche Fehlerquellen bestehen?
Grundsätzlich ist es kein Hexenwerk, eine Abwesenheitsnotiz zu schreiben. Dennoch kommt es immer wieder zu vermeidbaren Fehlern, die dazu führen, dass beim Adressaten Ihrer automatischen Abwesenheitsnotiz per Email Fragen offenbleiben.
Die Sprache anpassen:
Je nach Position ist es sinnvoll, den Text der Abwesenheitsnotiz in der Email nicht nur auf Deutsch, sondern zusätzlich auf Englisch oder aber in einer anderen Sprache zu verfassen.
Im Idealfall besteht der Text einer Abwesenheitsnotiz aus folgenden Bestandteilen:
- Ansprache: Beginnen Sie mit einer Begrüßung. Diese kann schlicht und einfach gehalten sein und zum Beispiel „Vielen Dank für Ihre Nachricht“ lauten. Auch eine davor geschaltete allgemeine Anrede (Sehr geehrte Damen und Herren) bietet sich im Geschäftskontakt an.
- Grund der Abwesenheit: Dieses Feld ist kein Muss, bietet sich jedoch vor allem bei einem Urlaub, der zu einem bestimmten Zeitpunkt endet, an.
- Zeitpunkt der Wiedererreichbarkeit: Schreiben Sie, ab wann Sie wieder zu erreichen sind. So kann jeder, der Ihnen schreibt, selbst entscheiden, ob jemand anderes kontaktiert werden muss.
- Weiterleitungshinweis: Stellen Sie klar, ob eine Weiterleitung erfolgt oder schreiben Sie im Text der Abwesenheitsnotiz, dass die Nachricht nicht weitergeleitet wird.
- Verweise an Kollegen: Arbeiten Sie im geschäftlichen Bereich eng mit Kollegen zusammen, so nennen Sie Ansprechpartner, die alternativ angeschrieben werden können.
- Grußformel: Beenden Sie die Abwesenheitsnotiz mit einer Grußformel sowie Ihrem Namen.
Achtung: Allzu knappe Formulierungen oder aber solche, die eine geringe Arbeitsmotivation erkennen lassen, sollten beim Schreiben der Abwesenheitsnotiz vermieden werden. Auch Bilder und Videos haben nichts in einer entsprechenden Nachricht zu suchen.
3. Wie kann ich in meinem Email-Programm eine Abwesenheitsnotiz erstellen?
In der Regel ist es sehr einfach, eine Abwesenheitsnotiz per Email einzustellen. Dabei gehen Sie je nach Programm wie folgt vor:
Die Einstellungen sind recht leicht zu finden.
- Outlook: Sofern Sie Microsoft Office mit Outlook verwenden, öffnen Sie das Programm, klicken Sie auf Datei und dann auf Automatische Antworten. Nun klicken Sie auf Automatische Antworten senden. Sie können wahlweise einen Zeitraum einstellen, sodass die Abwesenheitsnotiz automatisch wieder ausgestellt wird. Schließen Sie die Einrichtung mit einem Kick auf OK ab. Wie Sie erweiterte Regeln einstellen können, erfahren Sie an dieser Stelle.
- Web.de und Gmx.net: Gehen Sie auf Email, dann auf Einstellungen und wählen Sie dort Automatische Antwort aus. Auch hier haben Sie die Möglichkeit, eine Zeitspanne einzugeben. Zum Schluss speichern Sie die Antwort.
- Gmail: Öffnen Sie Gmail und wählen Sie das Einstellungen-Symbol (es befindet sich oben rechts). Etwas weiter unten im Menü finden Sie die Option Abwesenheitsnotiz. Dort klicken Sie Abwesenheitsnotiz aktiviert an. Sie können nun einen Betreff angeben, eine Nachricht erstellen sowie den Zeitraum eingeben. Zum Schluss wählen Sie Änderungen speichern aus.
Selbstverständlich können Sie die Notiz nicht nur auf dem Desktop-PC, sondern auch direkt in der jeweiligen App auf dem iPhone, Android- oder Google-Smartphone einrichten.
Besonders wichtig ist es, eine Abwesenheitsnotiz einzurichten, wenn Arbeitnehmer in Rente gehen. Neben dem Ruhestand ist auch das sonstige Ausscheiden aus dem Unternehmen ein Grund, die Email-Adresse zu sperren. In der Zwischenzeit hilft eine klare und deutliche Notiz.
4. Eine Abwesenheitsnotiz per Email erstellen: Diese Vorlagen bieten sich an
Die folgenden Vorlagen eignen sich zu unterschiedlichen Anlässen.
Formell:
Sehr geehrte Damen und Herren,
vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich befinde mich derzeit im Urlaub und bin ab dem TT/MM/JJ wieder erreichbar. Ihre Email wird nicht weitergeleitet. In dringenden Fällen wenden Sie sich daher gern an meinen Kollegen XY, erreichbar über die Email-Adresse XY.Mit freundlichen Grüßen
Vor- und Nachname
Informell:
Liebe Freunde und Kollegen,
schön, dass Ihr mir schreibt. Ich bin vom TT/MM/JJ bis zum TT/MM/JJ im Urlaub. Wendet euch gern an XY (mit Email), wenn es eilig ist. Es erfolgt keine automatische Weiterleitung.Ich freue mich, euch bald wiederzusehen.
Viele Grüße
Euer Vorname
